Autor: redakcja

Wystąpienia publiczne to dziś jedna z najbardziej pożądanych umiejętności – niezależnie od tego, czy pracujesz w korporacji, prowadzisz własny biznes, uczysz, czy po prostu chcesz lepiej komunikować się z innymi. A jednak dla wielu z nas to też źródło stresu, tremy i poczucia niepewności. Dobra wiadomość? Tego można się nauczyć! Jak przygotować się do wystąpienia publicznego i sprawić, aby publiczność cię pokochała? Dziś podpowiadamy!

Sztuka wystąpień publicznych

Na samym początku warto porozmawiać o sztuce wystąpień publicznych. Sztuka wystąpień publicznych to coś znacznie więcej niż poprawne wypowiadanie słów przed mikrofonem czy bezbłędne recytowanie wcześniej przygotowanego tekstu. To umiejętność tworzenia relacji z audytorium, nawiązywania emocjonalnego kontaktu, budowania zaufania i skutecznego przekazywania swojej wizji, a także wiedzy lub wartości. Mówienie do ludzi to nie tylko kwestia techniki. To głęboko zakorzeniony proces psychologiczny, który uruchamia się wtedy, gdy prelegent potrafi połączyć swoją wiedzę z emocjami, osobowością, a także intencją.

Wystąpienie publiczne, które zapada w pamięć, opiera się na czymś więcej niż logice. Opiera się na psychologii odbioru i interakcji międzyludzkiej. Dlaczego niektórych mówców słucha się z zapartym tchem, a inni – choćby wypowiadali najważniejsze fakty – nie są w stanie utrzymać uwagi? Odpowiedź tkwi w subtelnych, ale niezwykle ważnych aspektach psychologicznych, które decydują o sile przekazu. Najważniejsze elementy psychologiczne skutecznego wystąpienia:

1. Emocje – To one napędzają komunikację. Publiczność nie zapamięta wszystkich twoich argumentów, ale zapamięta, jak się przy tobie czuła. Emocje są zaraźliwe – jeśli jesteś poruszony, pasjonujesz się tematem, twoja energia udzieli się słuchaczom. Ludzie chcą czuć, że mówisz z serca, a nie tylko z kartki.
2. Wiarygodność – Zaufanie buduje się nie tylko przez wiedzę merytoryczną, ale również przez mowę ciała, ton głosu i ogólną spójność. Gdy to, co mówisz, współgra z tym, jak mówisz i kim jesteś, stajesz się autentyczny – a tym samym wiarygodny. Pewność siebie nie oznacza arogancji, lecz spokojne przekonanie o wartości tego, co masz do przekazania.
3. Autentyczność – Nie próbuj kopiować innych mówców. Nie udawaj, że jesteś kimś, kim nie jesteś, bo publiczność to natychmiast wyczuje. Twoja historia, doświadczenia i sposób bycia to twoje największe atuty. Właśnie dzięki nim możesz zbudować prawdziwe, ludzkie połączenie z odbiorcami. Autentyczność to twoja supermoc – i to ona sprawia, że ludzie chcą cię słuchać, wierzyć ci i wracać po więcej.

Zasady wystąpień publicznych

Aby opanować sztukę wystąpień publicznych, warto poznać kilka uniwersalnych zasad, które stanowią fundament każdego skutecznego wystąpienia. To kompas, który poprowadzi cię przez proces przygotowań i samego wystąpienia.

Zasada 1: Zrozum publiczność i cel

Zanim zaczniesz pisać choćby jedno zdanie, zadaj sobie pytania: Kto będzie mnie słuchał? (ich wiek, doświadczenie, oczekiwania). Po co tu są? (szukają inspiracji, rozwiązania problemu, informacji?). I wreszcie: Co chcę osiągnąć tym wystąpieniem? Czy chcę, żeby coś zrobili, coś zrozumieli, czy zmienili swoje nastawienie? Bez tego, twoje wystąpienie publiczne będzie strzałem w ciemno.

Zasada 2: Zadbaj o to, aby przekaz był jasny

Jak mawiała Coco Chanel: „Zanim wyjdziesz z domu, spójrz w lustro i zdejmij jedną rzecz”. Podobnie jest z treścią – usuń wszystko, co zbędne. Twoim celem jest, aby przekazywanie informacji było jasne i zrozumiałe dla każdego.

Zasada 3: Stwórz angażująca treść

Każde dobre wystąpienie ma swój rytm:

• Początek (haczyk): Zacznij mocno, od anegdoty, pytania, zaskakującego faktu.
• Rozwinięcie (mięso): Przedstaw swoje punkty w logicznej kolejności, wspierając je przykładami i dowodami.
• Zakończenie (impakt): Podsumuj kluczowe wnioski i wezwij do działania (Call to Action). Zostaw publiczność z czymś do przemyślenia lub zrobienia.”

Zasada 4: Pamiętaj o wizualizacji

Slajdy to twoje wsparcie, a nie skrypt, który czytasz. Używaj ich oszczędnie, z dużą ilością miejsca, wysokiej jakości grafikami i krótkimi, chwytliwymi punktami. Pamiętaj o zasadzie „mniej znaczy więcej”. Wizualizacje mają wzmocnić twój przekaz, a nie go zdominować.

Zasada 5: Bądź autentyczny/a

Bądź sobą. Ludzie kochają autentyczność. Do tego dodaj energię – moduluj głos (zmiana tonu, tempa, głośności), używaj mowy ciała (gesty, postawa, kontakt wzrokowy). To właśnie te elementy sprawiają, że twoja autoprezentacja jest żywa i porywająca.

Trening wystąpień publicznych – jak wygląda?

Myślisz, że umiejętność wystąpień publicznych to wrodzony talent? Nic bardziej mylnego! Nawet najwięksi mówcy ćwiczą. Talent to tylko punkt wyjścia. Prawdziwa magia dzieje się podczas treningu wystąpień publicznych. Skuteczny trening to nie tylko zapamiętywanie tekstu, ale kompleksowa praca nad sobą:

• Praca nad głosem: To twoje główne narzędzie. Ćwicz intonację (niech nie będzie monotonna!), tempo (nie za szybko, nie za wolno) i pauzy (dają publiczności czas na przetworzenie informacji i budują napięcie).
• Mowa ciała: Twoje ciało mówi głośniej niż słowa! Pracuj nad postawą (otwarta, pewna), gestami (naturalne, podkreślające, a nie rozpraszające) i kontaktem wzrokowym (patrz na całą publiczność, nawiązuj kontakt z pojedynczymi osobami).
• Zarządzanie stresem: To absolutnie kluczowe. Poznaj techniki relaksacyjne, wizualizuj sobie sukces, a nie porażkę. Jeśli czujesz stres przed wystąpieniem publicznym, wiedz, że nie jesteś sam. Specjalistyczne techniki pomagają opanować tremę.
• Nagrywanie i analiza: To często bolesne, ale niezwykle skuteczne. Nagraj się i obejrzyj swoje wystąpienie. Zobaczysz, co działa, a co wymaga poprawy.
• Feedback od ekspertów: Najlepszym sposobem na rozwój jest konstruktywna krytyka. Dlatego tak cennym doświadczeniem jest profesjonalny kurs wystąpień publicznych, gdzie pod okiem Agnieszki Świst-Kamińskiej możesz szlifować swoje umiejętności.

Jak przygotować się do wystąpienia publicznego? Najważniejsze wskazówki

Przygotowanie do wystąpienia publicznego to podstawa, która decyduje o sukcesie całej prezentacji. Bez solidnego planu i odpowiednich ćwiczeń nawet najlepsza wiedza może pozostać niezauważona. Poniżej znajduje się szczegółowy, sprawdzony plan, który krok po kroku prowadzi do pewnego i angażującego wystąpienia.

1. Stwórz plan

Jak przygotować się do wystąpienia publicznego? Tutaj bardzo ważne jest, aby ustalić jedną, jasną myśl przewodnią, którą publiczność ma wynieść z prezentacji. Wszystkie pozostałe treści powinny ją wspierać, a także rozwijać. Na tej podstawie dokładnie zaplanuj strukturę, jak i również harmonogram. Dokładne zaplanowanie czasu przeznaczonego na wstęp, rozwinięcie i zakończenie pozwala zachować rytm i uniknąć niepotrzebnego pośpiechu. Warto pamiętać, że podczas wystąpień mówimy szybciej niż na co dzień.

Na tym etapie również zaprojektuj slajdy. Slajdy powinny być proste, estetyczne i uzupełniać przekaz, a nie odwracać od niego uwagę. Ich celem jest wsparcie odbiorców, a nie prowadzenie prezentera.

2. Przejdź do ćwiczeń

Nie ma najmniejszej wątpliwości, że stres przed wystąpieniem publicznym jest normą. Dlatego warto ćwiczyć swoje wystąpienie, aby zminimalizować stres. Tutaj możesz:

• Mówić do lustra na głos. Taka praktyka pozwala usłyszeć tempo, modulację głosu i wyłapać ewentualne potknięcia językowe. Nagrywanie się lub ćwiczenie przed lustrem umożliwia samodzielną analizę wystąpienia.

• Zrobić próbę przed znajomymi lub rodziną. Próby z udziałem zaufanych osób dają możliwość otrzymania konstruktywnego feedbacku, który pomaga dostosować treść i sposób przekazu do odbiorców.

Podczas ćwiczeń zwróć uwagę na czas. Kontrola czasu wystąpienia pozwala uniknąć niepotrzebnego skracania przemowy lub przeciągania, które może znużyć słuchaczy.

3. Sprawdź wszystko przed wystąpieniem

Jak przygotować się do wystąpienia publicznego? Przyjdź na miejsce z wyprzedzeniem. Pozwoli ci to oswoić się z przestrzenią, sprawdzić ostatnie detale i uniknąć niepotrzebnego pośpiechu. Sprawdź mikrofon, projektor, jak i również połączenie internetowe (jeśli to online). Nie zapomnij o mentalnym przygotowaniu. Zastosuj techniki oddechowe, które pomogą Ci się uspokoić. Wizualizuj sobie sukces, a nie ewentualne problemy. Pozytywne nastawienie to połowa sukcesu. Jeśli potrzebujesz wsparcia w radzeniu sobie z tremą, rozważ nasz kurs radzenia sobie ze stresem.

Czy kiedykolwiek miałeś poczucie, że Twoja prezentacja nie porwała publiczności? Były slajdy, ciekawa tematyka, ale widownia nie była zainteresowana? To znak, że coś poszło nie tak w przekazie. Dobra prezentacja to nie tylko estetyczne slajdy i ładna czcionka. To cała strategia komunikacyjna, która ma jeden cel: przekazać informacje w sposób angażujący i zapamiętywalny. Podpowiemy Ci, Jak zbudować dobrą prezentację?, poznasz zasady tworzenia prezentacji, odkryjesz pomysły na prezentacje oraz nauczysz się, jak zakończyć prezentację w niezapomniany sposób.  

Jak zbudować dobrą prezentację? Zasady tworzenia prezentacji

Tworzenie skutecznej prezentacji zaczyna się na długo przed otwarciem programu do slajdów. Jako eksperci w dziedzinie komunikacji, wiemy, że fundamentem jest strategiczne planowanie, a także zrozumienie psychologii odbiorcy.

1. Poznaj swoją publiczność i cel prezentacji

Kto będzie Cię słuchał? Czy to zarząd, potencjalni klienci, czy studenci? Ich wiedza, oczekiwania i potrzeby powinny kształtować Twoją treść. Jaki jest główny cel Twojej prezentacji? Czy chcesz informować, przekonywać, inspirować, a może skłonić do działania? Na przykład, jeśli celem jest przekonanie do zakupu, Twoja prezentacja powinna być bardziej zorientowana na korzyści i rozwiązania problemów. Zrozumienie tych elementów jest kluczowe dla efektywnego przekazywania informacji.

2. Pamiętaj o odpowiedniej strukturze

Jak zbudować dobrą prezentację? Tworząc odpowiednią strukturę. Dobrze zbudowana prezentacja opiera się na przejrzystej, jak i również logicznej strukturze. To ona pozwala odbiorcy zrozumieć, co chcesz przekazać, i utrzymać jego uwagę do samego końca. Najważniejsze są trzy elementy:

• Wstęp – to moment, w którym musisz zainteresować słuchaczy. Zacznij od pytania, ciekawej statystyki lub krótkiej historii. Następnie jasno powiedz, o czym będzie prezentacja, a także jakie korzyści przyniesie jej wysłuchanie.

• Rozwinięcie – tutaj przekazujesz główną treść, najlepiej w uporządkowany sposób, krok po kroku. Posługuj się przykładami, które ułatwią zrozumienie tematu i sprawią, że informacje zostaną lepiej zapamiętane.

• Zakończenie – koniec prezentacji to podsumowanie najważniejszych punktów, a także mocna myśl, która sprawi, że każdy zapamięta Twoje wystąpienie. Może to być inspirująca myśl, pytanie do refleksji albo konkretne wezwanie do działania, które skłoni odbiorców do podjęcia kolejnych kroków.

3. Ogranicz tekst na slajdach – zasada 10/20/30

Slajdy to wizualne wsparcie Twojej wypowiedzi, a nie teleprompter. Profesor Guy Kawasaki, autor książki „Sztuka prezentacji”, postuluje zasadę 10/20/30:

• 10 slajdów to maksimum, by utrzymać uwagę.

• 20 minut – idealna długość.

• 30 punktów – maksymalna wielkość czcionki, by zmusić do zwięzłości

To uproszczenie zmusza do kondensacji treści, jak i również skupienia na najważniejszych punktach. Pamiętaj, że przekazywanie informacji jest najskuteczniejsze, gdy to Ty jesteś gwiazdą, a nie slajdy.

4. Dbaj o spójność wizualną i design

Spójny schemat kolorów, czcionek, a także układu slajdów świadczy o Twoim profesjonalizmie i dbałości o szczegóły. Unikaj zbyt wielu różnych stylów, które mogą rozpraszać. Badania pokazują, że estetyka wizualna wpływa na wiarygodność prelegenta. Wykorzystaj puste przestrzenie (white space), które pomagają skupić uwagę na najważniejszych elementach.

5. Używaj wysokiej jakości grafik i multimediów

Jeden obraz często mówi więcej niż tysiąc słów. Zamiast długich list punktów, postaw na wysokiej jakości zdjęcia, infografiki, wykresy czy krótkie filmy. Dr John Medina w swojej książce „Brain Rules” podkreśla, że ludzie zapamiętują obrazy znacznie lepiej niż tekst. Upewnij się, że multimedia są adekwatne do treści i wspierają przekazywanie informacji, a nie stanowią jedynie ozdobnik.

6. Dostosuj przekaz do odbiorców

Inaczej prezentujemy studentom, inaczej zarządowi firmy, a jeszcze inaczej dzieciom w szkole. Język, przykłady i sposób mówienia powinny być dopasowane do grupy.

7. Ćwicz, ćwicz, ćwicz!

Nawet najlepiej zaprojektowana prezentacja nie odniesie sukcesu bez płynnego i pewnego wystąpienia. Ćwicz ton głosu, tempo mówienia, mowę ciała i kontakt wzrokowy. Steven Pinker w „Zmysł stylu” podkreśla znaczenie klarownej i angażującej mowy. Jeśli odczuwasz lęk przed wystąpieniem publicznym, pamiętaj, że to naturalna reakcja.

8. Kontroluj emocje

Nawet doświadczeni prelegenci czują napięcie. Kluczem jest umiejętność panowania nad stresem, który może zablokować Twoją koncentrację, głos czy mowę ciała. Jeśli stres paraliżuje Cię przed prezentacją – warto sięgnąć po profesjonalne wsparcie. Doskonale sprawdzi się tu nasze szkolenie z radzenia sobie ze stresem To praktyczne warsztaty, które pomagają zrozumieć źródła stresu i skutecznie sobie z nim radzić – nie tylko przed wystąpieniami, ale i w codziennym życiu zawodowym.

Jak zrobić prezentację krok po kroku – od planu do pewności siebie na scenie

Tworzenie dobrej prezentacji to nie tylko kwestia estetyki slajdów. To przede wszystkim umiejętność opowiedzenia historii, która zaangażuje publiczność i pozostawi po sobie wartość. Poniżej przedstawiamy Ci kompleksowy przewodnik, który nauczy Cię, jak zrobić dobrą prezentację.

1. Określ temat i cel prezentacji

Jak zbudować dobrą prezentację? Przede wszystkim zastanów się, co chcesz osiągnąć swoją prezentacją? Czy zależy Ci na tym, by informować, przekonywać, inspirować, a może uczyć? Jasne określenie celu pomoże Ci dobrać odpowiednie treści i sposób przekazu.

2. Poznaj swoją publiczność

Dopasuj styl, język i tempo do odbiorców. Inaczej będziesz mówić do studentów, inaczej do zespołu menadżerskiego. Poznanie publiczności pomoże Ci także wybrać ciekawe tematy na prezentację i sprawi, że Twoje słowa będą bardziej trafiały w ich potrzeby.

3. Zacznij mocno – czyli chwytliwy wstęp

Pierwsze minuty są najważniejsze. To moment, w którym budujesz połączenie z publicznością. Możesz zacząć od prowokującego pytania, zaskakującej statystyki, osobistej anegdoty, jak i również intrygującego cytatu. Celem jest zbudowanie zainteresowania, a także pokazanie, że to nie będzie kolejna nudna prezentacja. Pamiętaj, że istnieją ciekawe tematy na prezentację, które od razu łapią uwagę.

4. Opowiedz historię (storytelling)

Ludzie są zaprogramowani na słuchanie historii. Przekształć swoje dane i fakty w angażującą narrację. Prezentacja z historią jest łatwiejsza do zapamiętania i bardziej emocjonalna. Badania neurobiologiczne, m.in. te opisywane przez Uriego Hassona, pokazują, że storytelling synchronizuje aktywność mózgów nadawcy i odbiorcy, co zwiększa efektywność przekazywania informacji.

5. Użyj analogii i przykładów

Abstrakcyjne koncepcje stają się zrozumiałe, gdy odniesiesz je do codziennego życia lub znanych sytuacji. Analogia to most łączący nową informację z już posiadaną wiedzą. To ułatwia przyswajanie. Na przykład, tłumacząc złożony proces, możesz porównać go do budowy domu czy podróży.

6. Bądź interaktywny

Zadawaj pytania, prowadź mini-ankiety (np. za pomocą narzędzi online), zachęcaj do dyskusji. Interakcja zwiększa zaangażowanie publiczności i poczucie uczestnictwa. Aktywny udział sprawia, że przekazywanie informacji staje się dwukierunkowym procesem.

Jak zakończyć prezentacje?

Koniec prezentacji to Twój ostatni strzał, aby zostawić trwałe wrażenie, a także wzmocnić przekaz.  Jak zakończyć prezentację z prawdziwym impaktem, by Twoja wiadomość została w głowach słuchaczy?

1. Podsumuj prezentację i wyciągnij najważniejsze wnioski

Przypomnij publiczności o najważniejszych punktach, które chciałeś przekazać. Zwięzłe podsumowanie kluczowych wiadomości wzmacnia zapamiętywanie i uporządkowuje przedstawioną wiedzę.

2. Wezwij do działania (Call to Action)

Co Twoja publiczność powinna zrobić po Twojej prezentacji? Czy mają się z Tobą skontaktować, odwiedzić stronę, zapisać się na newsletter, a może zmienić swoje nawyki? Jasno określ, jakie jest Twoje oczekiwanie. Skuteczne przekazywanie informacji zawsze prowadzi do konkretnego działania lub zmiany percepcji.

3. Zostaw przestrzeń na pytania i podziękuj

Daj publiczności możliwość zadania pytań. To sygnał, że jesteś otwarty na dialog, a także, że  masz kontrolę nad tematem. Na koniec, wyraź wdzięczność za uwagę, jak i również czas poświęcony na wysłuchanie Twojego wystąpienia. Pożegnaj się z uśmiechem i pozytywną energią.

Najlepsze sposoby przekazywania informacji

Skuteczne przekazywanie informacji to sztuka, która wykracza poza samo przygotowanie slajdów. Obejmuje szereg technik, które sprawiają, że Twoja wiadomość jest nie tylko słyszana, ale i rozumiana, a co najważniejsze – zapamiętana. Na sposób przekazywania informacji składa się:

1. Klarowność i prostota języka

Unikaj żargonu branżowego, skomplikowanych sformułowań i zbędnych słów. Jak radzi George Orwell w eseju „Polityka i język angielski”, dąż do prostoty i precyzji. Im prostszy język, tym łatwiej przekazywanie informacji dotrze do szerokiego grona odbiorców i unikniesz nieporozumień.

2. Komunikacja niewerbalna: siła mowy ciała

Twoja postawa, gesty, kontakt wzrokowy i mimika mają ogromny wpływ na odbiór Twojej prezentacji. Według profesora Alberta Mehrabiana, mowa ciała odpowiada za ponad 55% komunikacji. Utrzymuj otwartą postawę, używaj gestów do podkreślania ważnych punktów i patrz na swoją publiczność. To buduje zaufanie i sprawia, że przekazywanie informacji jest bardziej wiarygodne. O tym, jak ważna jest komunikacja niewerblna, dowiesz się, wybierając nasze szkolenie z wystąpień publicznych.

3. Modulacja głosu i intonacja

Monotonny głos szybko nuży. Zmieniaj tempo, ton i głośność. Wzmacniaj kluczowe punkty wolniejszym tempem i niższym tonem, a entuzjazm wyrażaj szybszym tempem i wyższym tonem. Emocje i entuzjazm, odpowiednio wyrażone głosem, czynią prezentacje bardziej żywymi i angażującymi.

4. Adekwatne tempo mówienia

Mów za szybko, a publiczność straci wątek. Mów za wolno, a straci zainteresowanie. Znajdź złoty środek, który pozwoli słuchaczom przetworzyć przekazywanie informacji. Pamiętaj o naturalnych pauzach, które dają czas na przyswojenie treści i budują napięcie.

5. Empatia i budowanie relacji

Staraj się zrozumieć perspektywę publiczności. Odpowiadaj na ich potrzeby i obawy. Kiedy budujesz relację, przekazywanie informacji staje się naturalne i bardziej skuteczne. Pokaż, że rozumiesz ich wyzwania i oferujesz rozwiązania.

Warto dodać, że współczesna prezentacja to nie tylko gadanie do slajdów. To świadome zarządzanie uwagą i emocjami publiczności.

Od wielu lat obserwuje się znaczenie dobrostany psychicznego i fizycznego swoich pracowników. Wellbeing w firmie przestaje być luksusem, a staje się niezbędnym elementem efektywnego zarządzania zespołem i budowania przewagi konkurencyjnej. Czym jest wellbeing, jak go rozumieć, a przede wszystkim, jak wdrożyć go w codzienność organizacyjną?

Wellbeing co to?

Zanim zagłębimy się w aspekty praktyczne, warto poznać definicję wellebingu. Najprościej tłumacząc wellbeing to stan ogólnego dobrostanu psychicznego, fizycznego, a także społecznego. Nie ogranicza się on jedynie do braku chorób czy dolegliwości, ale obejmuje także:

• poczucie szczęścia,
• satysfakcji z życia,
• zdolność do radzenia sobie ze stresem,
• poczucie przynależności i sensu.

W kontekście zawodowym wellbeing pracowników odnosi się do całościowego doświadczenia jednostki w miejscu pracy. Obejmuje to:

• fizyczne warunki pracy (ergonomia, bezpieczeństwo),
• aspekty emocjonalne (relacje z przełożonymi i współpracownikami, poczucie docenienia, możliwość rozwoju),
• równowagę między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance).

Dbanie o dobrostan psychiczny pracowników to inwestycja, która procentuje na wielu płaszczyznach. Począwszy od redukcji absencji, przez wzrost produktywności, aż po budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy.

Czym jest strategia wellbeing?

Strategia wellbeing to przemyślany, długofalowy plan działań – nie wystarczy kupić owoców do biura i liczyć na efekty. Dobrze zaprojektowana strategia:

• uwzględnia realne potrzeby zespołu (diagnoza),

• integruje wellbeing z kulturą organizacyjną,

• współtworzona jest z liderami i HR,

• zakłada konkretne cele (np. poprawa wskaźnika retencji),

• przewiduje ewaluację i korekty działań.

Warto rozpocząć od rozmowy z zespołem, przeprowadzenia anonimowych ankiet oraz audytu dobrostanu. Dopiero wtedy możliwe jest stworzenie strategii wellbeing dopasowanej do kultury i struktury firmy.

Strategia wellbeing w firmie – jak ją wdrożyć ?

Stworzenie efektywnej strategii wellbeing to proces, który wymaga przemyślenia i zaangażowania. Nie wystarczy wprowadzić kilku incydentalnych działań – kluczowe jest spójne podejście. Poniżej przygotowałyśmy dla Ciebie poradnik, jak krok po kroku wprowadzić wellbeing w firmie:

1. Analiza potrzeb i diagnoza. Zanim zaczniesz wdrażać jakiekolwiek działania wellbeingowe, przeprowadź ankiety, warsztaty czy rozmowy z pracownikami, by zrozumieć ich realne potrzeby i bolączki. Dowiedz się, co najbardziej wpływa na ich dobrostan psychiczny i fizyczny w Twojej firmie.
2. Określenie celów. Jasno zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki strategii. Czy chodzi o redukcję wypalenia zawodowego, poprawę zaangażowania, czy zwiększenie satysfakcji z pracy?
3. Wsparcie zarządu. Bez zaangażowania najwyższego kierownictwa, każda strategia wellbeing będzie skazana na porażkę. Liderzy muszą być ambasadorami idei wellbeing w organizacji. Tu nieocenione będą szkolenia dla liderów, które pomogą im zrozumieć i wdrożyć odpowiednie postawy.
4. Budżet i zasoby. Zarezerwuj odpowiednie środki finansowe i ludzkie na realizację planowanych działań wellbeingowych.
5. Komunikacja. Transparentnie komunikuj pracownikom, jakie działania są wdrażane, dlaczego są ważne i jakie korzyści przynoszą. Buduj świadomość wokół tematu wellbeingu pracowników.
6. Wdrażanie i monitorowanie. Systematycznie wprowadzaj zaplanowane inicjatywy. Regularnie monitoruj ich efektywność, zbieraj feedback i dokonuj bieżących korekt. Mierzenie wskaźników (np. poziom stresu, absencja, rotacja) pozwoli ocenić wpływ wellbeing w firmie.

Pamiętaj, że wellbeing w organizacji to proces długofalowy, który wymaga ciągłego doskonalenia i adaptacji do zmieniających się potrzeb zespołu.

Działania wellbeingowe – jak wspierać dobrostan psychiczny pracowników?

Skuteczna strategia wellbeing w organizacji to coś więcej niż modne hasło. To realne działania, które wpływają na zdrowie psychiczne i fizyczne pracowników, a także ich zaangażowanie i efektywność. Dobrze zaprojektowany program wellbeingowy nie opiera się na jednorazowych eventach. Opiera się na przemyślanej i systematycznej polityce wspierania pracownika w różnych aspektach życia zawodowego, jak i również prywatnego. Poniżej przedstawiamy efektywne inicjatywy, które mogą poprawić jakość pracy i dobrostan psychiczny zespołu:

1. Programy wsparcia psychologicznego

Coraz więcej firm oferuje swoim pracownikom dostęp do profesjonalnych konsultacji psychologicznych, sesji coachingowych, a także warsztatów radzenia sobie ze stresem czy presją. Takie działania podejmowane są po to, aby zminimalizować ryzyko wypalenia zawodowego. Jeśli szukasz skutecznego narzędzia dla zespołu, polecamy Ci nasze szkolenie z wypalenia zawodowego, które kompleksowo omawia źródła problemu i sposoby przeciwdziałania.

2. Promocja zdrowego stylu życia

Coraz więcej firm stawia na promocje zdrowego stylu życia. Działania te obejmują m.in. organizowanie wyzwań prozdrowotnych, dostęp do zdrowych posiłków, karnety na siłownię, a także regularne zajęcia sportowe.

3. Elastyczne formy pracy

Możliwość pracy zdalnej, a także elastyczne godziny rozpoczęcia pozwalają lepiej dostosować życie zawodowe do prywatnych obowiązków i potrzeb. Tego typu rozwiązania mają ogromny wpływ na poprawę work-life balance oraz na poziom lojalności wobec pracodawcy.

4. Rozwój kompetencji i ścieżek kariery

Jednym z podstawowych czynników budujących motywację jest poczucie sensu, a także możliwości rozwoju. Warto zadbać o jasne ścieżki awansu, programy mentoringowe, jak i również regularny dostęp do wartościowych szkoleń. W szczególności warto zainwestować w rozwój umiejętności miękkich, które stają się dziś fundamentem efektywnego przywództwa.

5. Tworzenie pozytywnej kultury organizacyjnej

Kultura pracy oparta na zaufaniu, otwartości i wzajemnym szacunku ma ogromne znaczenie dla zdrowia psychicznego zespołu. Kiedy pracownicy czują się wysłuchani, docenieni i bezpieczni, są bardziej zmotywowani, zaangażowani i lojalni wobec firmy. Szczera komunikacja, regularny i konstruktywny feedback oraz przestrzeń do wyrażania opinii to podstawa.

• Programy integracyjne i wydarzenia firmowe: Spotkania integracyjne, wspólne wyjazdy czy wydarzenia tematyczne pomagają budować więzi między pracownikami i wzmacniać poczucie przynależności. Warto pamiętać, że dobre relacje w zespole to fundament efektywnej współpracy.

• Edukacja i świadomość: Firmy, które chcą realnie wspierać dobrostan psychiczny pracowników, inwestują również w rozwój świadomości – organizując warsztaty z zakresu zarządzania stresem, technik relaksacyjnych, asertywności czy zdrowego stylu życia. Takie działania nie tylko wspierają zdrowie, ale też inspirują do zmiany codziennych nawyków.

Pamiętajmy, że skuteczna strategia wellbeingowa nie musi być kosztowna – ważne, by była autentyczna i dopasowana do realnych potrzeb zespołu. Warto rozmawiać z pracownikami, badać ich potrzeby i wspólnie budować kulturę, w której naprawdę chce się pracować.

Wellbeing w organizacji – co działa?

Wdrożenie skutecznej strategii wellbeingowej wymaga nie tylko dobrej woli pracodawcy, ale także zrozumienia, jakie działania rzeczywiście przynoszą rezultaty. Coraz więcej firm inwestuje w programy wsparcia dobrostanu, ale tylko niektóre potrafią osiągnąć mierzalne efekty. Dlaczego?

W książce „Wellbeing at Work” autorstwa Jima Cliftona i Jima Hartera (Gallup, 2021) czytamy, że tylko spójne i długoterminowe działania wspierające dobrostan psychiczny, fizyczny, emocjonalny i społeczny przynoszą efekty w postaci wzrostu zaangażowania, produktywności i obniżenia absencji.

Poniżej przedstawiamy stworzoną przez nas tabelę, która pokazuje, jakie konkretne obszary wellbeingowe warto zaadresować:

Zastanawiasz się, co to jest netykieta i jak wygląda w praktyce? Dziś przedstawimy Ci zasady dobrego zachowania w internecie. Dowiesz się, dlaczego kultura w internecie jest tak ważna i jak stosować savoir vivre w internecie, by unikać konfliktów, a także budować pozytywne relacje online. 

Netykieta — definicja

Netykieta to słów „net” (internet) i „etykieta” – czyli zbiór zasad grzeczności obowiązujących w sieci. Innymi słowy, to savoir-vivre w internecie, który określa, jak zachowywać się online, aby:

• nie naruszać norm społecznych,
• nie obrażać innych użytkowników ,
• tworzyć przyjazną przestrzeń cyfrową.

Podobną definicję znajdziemy w pracy dr Magdaleny Musioł – „Komunikacja w internecie a normy społeczne” (2021). Autorka podkreśla, że netykieta obejmuje nie tylko formy wypowiedzi, ale też ton, szacunek do odbiorcy, a także odpowiedzialność za własne słowa.

Jak zauważa Agnieszka Misiurska w swojej publikacji „Savoir-vivre czyli podręcznik dobrych manier” (Wydawnictwo Dragon, wydanie 2022), choć netykieta nie jest skodyfikowana w sposób prawny, jej przestrzeganie jest kluczowe dla budowania pozytywnych relacji i unikania konfliktów online. Z kolei w kontekście bardziej szczegółowym, David Chaffey w książce „Digital Marketing” (wyd. Pearson Education, wydanie 2023) podkreśla, że netykieta to nie tylko kwestia uprzejmości, ale również efektywności komunikacji w środowisku biznesowym i społecznym.

Natomiast my na pytanie czym jest netykieta, odpowiadamy:

„To nic innego jak przeniesienie zasad tradycyjnego savoir-vivre’u do świata wirtualnego.”– Agnieszka Świst-Kamińska

Zasady netykiety w internecie

Skoro już wiemy, co to jest netykieta, przyjrzyjmy się konkretnym regułom, które tworzą zasady netykiety w internecie. Ich przestrzeganie to podstawa, by nasze zasady zachowania w internecie były wzorowe.

1. Pamiętaj, że po drugiej stronie jest człowiek

Najważniejszą zasadą netykiety jest świadomość, że każdy komentarz, wiadomość czy wpis trafia do realnej osoby. Unikaj agresji, obraźliwego języka, a także  ironii, która może zostać źle zinterpretowana. Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany, z kulturą, jak i również empatią.

2. Szanuj prywatność swoją i innych

Nie udostępniaj danych osobowych, zdjęć, wiadomości ani innych treści bez zgody osób, których one dotyczą. Ochrona prywatności w sieci to podstawa budowania zaufania, a także odpowiedzialnej komunikacji.

3. Nie pisz wielkimi literami

Używanie wielkich liter (tzw. CAPS LOCK) w internecie jest odbierane jako krzyk. Wykorzystuj je jedynie w uzasadnionych przypadkach, np. do podkreślenia ważnej informacji, ale nigdy w całościowej wypowiedzi.

4. Sprawdzaj informacje przed udostępnieniem

Rozpowszechnianie nieprawdziwych informacji może wyrządzić poważne szkody. Zanim coś udostępnisz, upewnij się, że źródło jest wiarygodne, a treść rzetelna. Odpowiedzialność za treści w sieci dotyczy każdego użytkownika.

5. Nie spamuj i nie publikuj łańcuszków

Nadmierne wysyłanie reklam, powtarzalnych wiadomości, niechcianych linków lub tzw. łańcuszków jest nie tylko uciążliwe, ale także świadczy o braku szacunku dla innych użytkowników i ich czasu.

6. Dbaj o poprawność językową

Ortografia, interpunkcja, a także przejrzystość wypowiedzi mają znaczenie. Chaos w treści, brak przecinków czy literówki wpływają negatywnie na wiarygodność autora i utrudniają zrozumienie komunikatu.

7. Używaj form grzecznościowych

Zwroty takie jak „Dzień dobry”, „Proszę” czy „Dziękuję” są mile widziane również w korespondencji mailowej, na czacie czy w komentarzach. Uprzejmość to jeden z fundamentów kultury osobistej – także w środowisku cyfrowym.

8. Nie kopiuj cudzych treści bez podania źródła

Udostępnianie grafik, tekstów czy postów bez zgody autora i bez wskazania źródła to nie tylko brak kultury, ale także naruszenie praw autorskich. Jeśli korzystasz z czyichś materiałów, zawsze oznacz autora.

9. Zastanów się, zanim coś opublikujesz

Wszystko, co publikujesz w sieci, może zostać zarchiwizowane lub udostępnione dalej. Nawet jeśli usuniesz to później. Przemyśl, czy dana treść nie zaszkodzi Tobie ani innym i czy warto, by była widoczna publicznie.

10. Odpowiadaj z klasą, nawet w sytuacjach konfliktowych

Nieprzyjemne komentarze czy prowokacje mogą się zdarzyć. W takich sytuacjach warto zachować spokój i odpowiedzieć zgodnie z zasadami kultury osobistej, unikając eskalacji konfliktu. Milczenie bywa lepsze niż emocjonalna reakcja.

Jeśli chcesz rozwinąć swoje kompetencje w zakresie etykiety w sieci i poza nią, rozważ udział w szkoleniu z zakresu savoir-vivre. Świadoma komunikacja to dziś nie tylko umiejętność, ale przewaga.

Kultura w internecie — definicja i elementy

Kultura w internecie to zbiór norm społecznych, zachowań i postaw, które obowiązują w środowisku cyfrowym. Obejmuje zarówno sposób prowadzenia dyskusji, jak i publikowania treści, szanowania prywatności czy poszanowania cudzej pracy intelektualnej. W praktyce oznacza to świadome korzystanie z internetu z uwzględnieniem innych jego użytkowników. DO jej elementów zaliczamy:

1. Szacunek do rozmówcy. Dotyczy to zarówno tonu wypowiedzi, jak i treści. Obrażanie, wyśmiewanie, ironia czy prowokacje nie tylko zniechęcają do dyskusji, ale także mogą wyrządzić krzywdę drugiemu człowiekowi. Kultura słowa to fundament porozumienia.
2. Odpowiedzialność za słowo. Kultura w internecie oznacza świadomość tego, że wypowiedzi mogą zostać zapisane, zarchiwizowane lub użyte w innym kontekście.
3. Poszanowanie prywatności. Kulturalny użytkownik internetu nie udostępnia prywatnych danych bez zgody, nie wchodzi w cudze życie bez zaproszenia i nie nadużywa zaufania innych. To również ostrożność w publikowaniu zdjęć, relacji czy informacji o sobie i bliskich.
4. Uczciwość i etyka. Osoba świadoma i odpowiedzialna zawsze oznacza autora, cytuje źródła i tworzy własne treści zgodnie z zasadami etyki zawodowej i społecznej.
5. Unikanie dezinformacji. Kultura w internecie to również dbałość o rzetelność.
6. Kultura dyskusji. Rozmowa w sieci może (i powinna) być merytoryczna, spokojna, a także oparta na argumentach. Kulturalna dyskusja to taka, w której dopuszcza się różnicę zdań, nie przekracza granic, nie obraża i nie kończy się atakiem personalnym.
7. Netetykieta jako standard. Czyli stosowanie się do zasad, o których już pisaliśmy

Czy kultura w internecie w ogóle istnieje?

Pytanie, czy kultura w internecie w ogóle istnieje, jest często zadawane, zwłaszcza w obliczu rosnącej fali hejtu i dezinformacji. Niestety, często obserwujemy, że w anonimowości sieci ludzie pozwalają sobie na zachowania, na które nigdy nie odważyliby się w realnym świecie. Jednakże fakt, że pojawia się dyskusja na temat netykiety i jej zasad, świadczy o tym, że istnieje potrzeba i dążenie do jej ugruntowania.

Z raportu „Hejt w Internecie. Raport 2023” opracowanego przez Fundację Dajemy Dzieciom Siłę i Orange wynika, że:

• 73% młodych ludzi spotkało się z obraźliwymi komentarzami na swój temat w sieci.

• 42% osób dorosłych doświadczyło hejtu na forach lub social media.

• Aż 61% badanych przyznało, że z powodu negatywnych treści w sieci ogranicza swoją aktywność online.

Z kolei badania przeprowadzone przez Centrum Badań nad Uprzedzeniami UW (2022) wykazują, że osoby regularnie stykające się z hejtem w internecie mają zwiększone ryzyko objawów depresji i lęku, a także obniżony poziom zaufania społecznego.

Kultura w internecie to nie utopia. To proces, który zależy od świadomego działania każdego z nas. Stosując zasady netykiety, aktywnie przyczyniamy się do budowania bardziej przyjaznej, szanującej się i efektywnej przestrzeni cyfrowej. Im więcej osób będzie przestrzegać zasad zachowania w internecie, tym bardziej komfortowo i bezpiecznie będziemy się w niej czuć. To wspólna odpowiedzialność, by savoir vivre w internecie stał się standardem, a nie wyjątkiem.

Kultura spożywania posiłków to nie tylko znajomość zasad przy stole, ale także umiejętność niewerbalnego komunikowania się z obsługą. Jednym z najczęściej pomijanych, a jednocześnie bardzo znaczeniowych elementów, jest właściwe odkładanie sztućców po posiłku. Jak ułożyć sztućce po jedzeniu, by zachować klasę, uprzejmość i szacunek wobec innych? Przedstawiamy savoir-vivre odkładania sztućców!

Savoir-vivre sztućce po jedzeniu – dlaczego warto znać?

Historia etykiety przy stole jest równie długa i fascynująca jak historia ludzkości. Początkowo zasady te miały charakter czysto funkcjonalny. Zapobiegały chaosowi, a także pozwalały na sprawną obsługę. Z czasem jednak wyewoluowały w skomplikowany system gestów i zachowań, który stał się synonimem kultury osobistej i dobrego wychowania. Dzisiaj jak ułożyć sztućce po jedzeniu to znacznie więcej niż tylko porządek na talerzu. To niewerbalny język, który pozwala nam komunikować się z otoczeniem bez użycia słów. Dlaczego warto znać te zasady?

• Pokazujesz szacunek do kucharza i obsługi
• Podkreślasz swoje dobre wychowanie
• Ułatwiasz obsłudze ocenę, czy można sprzątnąć talerz
• Zachowujesz klasę w sytuacjach służbowych i prywatnych.

Jeśli chcesz zgłębić tajniki eleganckiego zachowania przy stole, skorzystaj z naszego  szkolenia z savoir vivre  to doskonała okazja, by zadbać o pewność siebie w sytuacjach towarzyskich i biznesowych.

Odkładanie sztućców – co robić, a czego nie?

Zacznijmy od podstaw, bo to właśnie w nich tkwi siła elegancji. Wiele osób zastanawia się, jak poprawnie odkładać sztućce w trakcie, a także po zakończeniu posiłku, aby uniknąć faux pas. Choć może się to wydawać drobiazgiem, prawidłowe odkładanie noża, jak i również widelca świadczy o kulturze osobistej i znajomości etykiety stołu. Czego NIE robić?

• Nigdy nie kładziemy używanych sztućców bezpośrednio na obrusie – po tym, jak nóż lub widelec dotkną jedzenia, ich miejsce jest już tylko i wyłącznie na talerzu. Odłożenie ich na stół jest nie tylko niehigieniczne, ale też źle widziane w towarzystwie.

• Nie opieraj ostrza noża o brzeg talerza, ani nie zostawiaj sztućców z jednej strony talerza – to może wyglądać niedbale, a także sprawiać wrażenie niechlujstwa.

• Nie baw się sztućcami – stukotanie, gestykulowanie nimi czy ich przesuwanie po stole rozprasza. Może być  także uznane za dziecinne, a nawet nerwowe zachowanie.

• Nie krzyżuj ich bez ładu, jeśli skończyłeś jeść – takie ułożenie może być błędnie zinterpretowane przez obsługę i wprowadzać zamieszanie.

Jak odkładać sztućce w trakcie jedzenia?

Nie zawsze zjadamy cały posiłek bez przerw – czasem potrzebujemy odetchnąć, napić się wody lub po prostu na chwilę odłożyć sztućce, by kontynuować rozmowę. W takich sytuacjach warto znać zasady savoir-vivre’u i zastosować odpowiedni układ sztućców, aby obsługa nie zabrała naszego talerza, uznając posiłek za zakończony. Jak układać sztućce po posiłku przerwanym? Istnieją dwa najbardziej rozpoznawalne układy sygnalizujące przerwę w jedzeniu:

• Krzyżówka: Umieszczenie noża i widelca skrzyżowanych w środku talerza (kąt ok. 90 stopni, widelec zębami do góry, nóż ostrzem w lewo) jest czytelnym sygnałem dla kelnera – „jeszcze jem”. Ten układ mówi obsłudze, że nie należy zabierać Twojego talerza, ponieważ zamierzasz kontynuować posiłek.

• Litera A lub V: Rozwarte sztućce, ułożone na talerzu w kształcie litery A (czyli nóż i widelec tworzą kąt rozwarty, dotykając krawędzi talerza) oznaczają delikatną pauzę. To subtelniejszy sposób na przekazanie, że robisz krótką przerwę, ale nie zakończyłeś jedzenia. Ten układ jest mniej formalny, ale wciąż czytelny w eleganckim otoczeniu.

Warto pamiętać, że odpowiednie ułożenie sztućców to nie tylko wyraz kultury osobistej, ale też forma niewerbalnej komunikacji z obsługą. Dzięki temu unikniesz nieporozumień, a cały posiłek przebiegnie w miłej i profesjonalnej atmosferze.

Jak odłożyć sztućce po posiłku i co oznacza dane ułożenie?

Stolikowy savoir-vivre to nie tylko sposób jedzenia, ale także niewerbalna komunikacja z obsługą restauracji. Ułożenie sztućców na talerzu to dyskretny język, który pozwala przekazać kelnerowi, czy skończyłeś posiłek, robisz przerwę, czy czekasz na dokładkę. Znajomość tych sygnałów usprawnia obsługę i świadczy o Twojej elegancji. Oto najczęściej spotykane układy sztućców i ich znaczenie:

Rozmowa telefoniczna to wciąż jedno z najważniejszych narzędzi komunikacji w biznesie To często pierwszy kontakt z potencjalnym klientem czy partnerem, a jak wiadomo – pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie. Profesjonalne podejście do rozmowy przez telefon świadczy o naszej kulturze osobistej, szacunku do rozmówcy i buduje pozytywny wizerunek firmy. Niezależnie od tego, czy dzwonimy, czy odbieramy połączenie, opanowanie zasad dobrego wychowania podczas rozmowy przez telefon jest obowiązkowe. Jak zatem prowadzić efektywne i kulturalne rozmowy, unikając najczęstszych błędów? Poznaj telefoniczny savoir-vivre.

Telefoniczny savoir-vivre w biznesie – zasady obowiązujące podczas rozmowy telefonicznej

Aby rozmowa telefoniczna była skuteczna, a także dobrze odebrana, wymaga znajomości kilku podstawowych zasad. Poniżej znajdziesz 11 reguł telefonicznego savoir-vivre’u, które warto znać, a także stosować na co dzień. Niezależnie od tego, czy pracujesz w sprzedaży, obsłudze klienta, marketingu czy prowadzisz własną firmę.

1. Przygotuj się do rozmowy

Zanim podniesiesz słuchawkę, upewnij się, że:

• znasz cel rozmowy,

• masz listę pytań lub tematów do poruszenia,

• posiadasz pod ręką wszystkie potrzebne informacje,

• masz notatnik i długopis – by zapisać istotne dane.

Dzięki temu rozmowa będzie rzeczowa, konkretna, jak i również przebiegnie sprawnie.

2. Wybierz odpowiedni moment na telefon

Telefoniczny savoir-vivre odnosi się również do godzin, w których dzwonisz. Czas kontaktu telefonicznego powinien być dostosowany do standardów pracy. Uważa się, że najlepiej dzwonić:

• w godzinach pracy, między 9:00 a 17:00,

• z pominięciem godzin lunchowych (ok. 12:00–13:30),

• w dni robocze, unikając weekendów i świąt.

3. Zawsze się przedstaw

Rozmowę rozpocznij od jasnego przedstawienia siebie, jak i również celu kontaktu. Nie zakładaj, że Twój numer lub głos zostanie rozpoznany. Warto powiedzieć:

• swoje imię, jak i również nazwisko,

• nazwę firmy lub działu,

• powód kontaktu.

4. Telefoniczny savoir-vivre: mów wyraźnie i spokojnie

Sposób mówienia wpływa na odbiór całej rozmowy. Głos to Twoja wizytówka w kontaktach telefonicznych. Pamiętaj, aby:

• mówić spokojnie i wyraźnie,

• nie mówić zbyt szybko ani zbyt cicho,

• utrzymać neutralny i uprzejmy ton głosu.

5. Zapewnij odpowiednie warunki do rozmowy

Hałas, a także brak skupienia są oznaką braku profesjonalizmu. Dlatego też telefoniczny savoir-vivre obejmuje zadbanie o to, by rozmowa przebiegała w komfortowych warunkach.

Zadbaj o:

• ciche i spokojne miejsce,

• wyłączenie zbędnych źródeł hałasu,

• pełne skupienie na rozmowie.

6. Słuchaj uważnie i nie przerywaj

Rozmowa telefoniczna to dialog, który wymaga uważności i wzajemnego szacunku. Dobrze jest:

• pozwolić rozmówcy swobodnie się wypowiedzieć,

• nie przerywać i nie wchodzić w słowo,

• robić notatki z najważniejszych informacji.

7. Zachowaj kulturę języka

W relacjach zawodowych niezwykle istotne jest, aby komunikacja była uprzejma i odpowiednio dopasowana do sytuacji. Szczególnie podczas pierwszego kontaktu należy unikać języka potocznego czy zbyt swobodnych sformułowań. Zamiast tego warto posługiwać się pełnymi, grzecznymi zdaniami, korzystać z neutralnego słownictwa oraz dostosować formy wypowiedzi do charakteru relacji z rozmówcą – wybierając ton bardziej oficjalny, gdy sytuacja tego wymaga. Zachowanie kultury języka buduje profesjonalny wizerunek i sprzyja budowaniu wzajemnego szacunku. Umiejętności te zdobędziesz w naszym szkoleniu z komunikacji.

8. Zapisuj najważniejsze ustalenia

Zawsze miej pod ręką coś do pisania. Nawet jeśli masz doskonałą pamięć, zapisanie k dat, nazwisk, ustaleń, a także numerów telefonów pomoże Ci uniknąć pomyłek i w razie potrzeby odświeżyć pamięć.

9. Telefoniczny savoir-vivre: Szanuj czas rozmówcy

W komunikacji biznesowej warto pamiętać, że czas jest cenny zarówno Twój, jak i Twojego rozmówcy. Dlatego każda rozmowa powinna być konkretna, zwięzła, jak i również skupiona na meritum. Unikanie niepotrzebnych dygresji czy rozwlekłych wyjaśnień jest szczególnie istotne, gdy temat można jasno i szybko podsumować. Trzymaj się głównego wątku, sprawne przechodź do sedna i zakończ rozmowę w momencie omówienia wszystkich punktów. To oznaki profesjonalizmu szacunku wobec drugiej strony.

Jeśli chcesz rozwinąć swój telefoniczny savoir-vivre i umiejętności miękkie, sprawdź nasze szkolenie z savoir-vivre

10. Zakończ rozmowę profesjonalnie

Zakończenie rozmowy powinno być uprzejme i konkretne. To ostatni element kontaktu, który zapada w pamięć. Pamiętaj, aby:

• podsumować ustalenia,

• wyrazić wdzięczność za rozmowę,

• pożegnać się uprzejmie.

Jak zacząć rozmowę telefoniczną? Praktyczny przewodnik

Pierwsze sekundy rozmowy przez telefon decydują o jej dalszym przebiegu. Telefoniczny savoir-vivre jasno mówi o tym, aby odpowiednio przywitać się przez telefon, a także ustalić kontekst.

Odebranie telefonu – co powiedzieć?

Kiedy odbierasz telefon, Twoja odpowiedź powinna być konkretna, uprzejma i niosąca informacje, które pomogą rozmówcy upewnić się, że trafił pod właściwy numer. Przykładowe formuły:

• „Dzień dobry, firma XYZ, Anna Nowak, słucham.”

• „Dzień dobry, dział obsługi klienta, Michał Kowalski, w czym mogę pomóc?”

Taka forma przede wszystkim:

• daje rozmówcy pewność, z kim rozmawia,

• potwierdza, że dodzwonił się do odpowiedniej osoby lub działu,

• od razu buduje atmosferę profesjonalizmu i uprzejmości.

Jak zacząć rozmowę telefoniczną, kiedy to Ty dzwonisz?

Inicjowanie połączenia jest nieco trudniejsze, bo to Ty wkraczasz w czyjąś przestrzeń i czas. Telefoniczny savoir-vivre w tym przypadku składa się z kilku kroków:

1. Przywitaj się i poczekaj, aż rozmówca się przedstawi (chyba że od razu słyszysz firmowy automat).

2. Przedstaw się z imienia i nazwiska, podaj nazwę firmy, jeśli dzwonisz służbowo.

3. Sprecyzuj cel rozmowy, aby nie trzymać rozmówcy w niepewności.

4. Zadbaj o jego komfort – zapytaj o dobry moment:

   • „Czy mogę zająć chwilę?”

   • „Czy to dobry moment na rozmowę?”

To pokazuje klasę, upraszcza dalszą komunikację i zwiększa szansę, że rozmowa potoczy się sprawnie. Aby ułatwić Ci sprawę, przygotowałyśmy dla Ciebie kilka przykładów przedstawienia się przez telefon:

• „Dzień dobry, nazywam się Michał Nowak, reprezentuję firmę xxx. Dzwonię w sprawie naszego wcześniejszego spotkania.”
  To przykład uporządkowanego i uprzejmego rozpoczęcia rozmowy – rozmówca nie musi się domyślać, kto dzwoni i w jakim celu.
• „Z tej strony Katarzyna Wiśniewska, jestem menedżerką ds. relacji z klientami w firmie X. Kontaktuję się w nawiązaniu do wczorajszego e-maila.”
  Jasne powiązanie z wcześniejszym kontaktem buduje profesjonalny wizerunek i pozwala płynnie przejść do tematu rozmowy.
• „Dzień dobry, Tomasz Kowalczyk z działu marketingu firmy Y. Czy mogę zająć chwilę? Chciałbym omówić naszą propozycję współpracy.”
  To dobry sposób na okazanie szacunku rozmówcy i sprawdzenie, czy to odpowiedni moment na rozmowę.

Jak się przedstawić przez telefon? Przykłady i wskazówki

Nie każdy czuje się swobodnie, gdy musi przedstawić się przez telefon. Czasem mówimy za szybko, zbyt ogólnie lub niezrozumiale, co może wprowadzać rozmówcę w zakłopotanie. Tymczasem właściwe rozpoczęcie rozmowy telefonicznej potrafi znacząco wpłynąć na jej dalszy przebieg. Co powinno zawierać skuteczne przedstawienie się przez telefon? Aby wypaść profesjonalnie i budować zaufanie od pierwszych sekund rozmowy, warto zadbać o cztery podstawowe elementy:

• imię i nazwisko,

• stanowisko lub dział (jeśli dzwonimy w imieniu firmy),

• nazwę firmy lub instytucji,

• jasne określenie celu rozmowy – szczególnie jeśli kontakt nie był wcześniej zapowiedziany.

Ten prosty schemat sprawia, że rozmówca od razu wie, z kim ma do czynienia i w jakiej sprawie został podjęty kontakt. Dlaczego sposób przedstawienia się ma tak duże znaczenie? W rozmowie telefonicznej nie mamy do dyspozycji mowy ciała ani kontaktu wzrokowego. Cała komunikacja opiera się na tonie głosu, a także sposobie formułowania wypowiedzi. To właśnie dlatego warto mówić wyraźnie, spokojnie i z odpowiednią intonacją. Dobre przedstawienie się:

• porządkuje rozmowę od samego początku,

• pokazuje, że jesteśmy profesjonalni i szanujemy czas drugiej osoby,

• ułatwia rozmówcy zapamiętanie, z kim rozmawia i w jakim kontekście.

Warto wcześniej przemyśleć, co chcemy powiedzieć na początku rozmowy. Szczególnie jeśli dzwonimy do osoby, z którą nie mieliśmy jeszcze kontaktu. Autentyczność,  a także prostota zazwyczaj działają lepiej niż wyuczona formułka.

Kto kończy rozmowę telefoniczną?

Jedną z częstszych wątpliwości jest to, kto powinien zakończyć rozmowę. Choć nie istnieją ścisłe reguły zapisane w kodeksie, przyjęło się kilka dobrych praktyk, które warto znać. Telefoniczny savoir-vivre mówi o tym, kto powinien zainicjować zakończenie rozmowy:

1. Osoba dzwoniąca (inicjator rozmowy). To właśnie osoba, która wykonała połączenie, najczęściej inicjuje zakończenie rozmowy – zwłaszcza jeśli został osiągnięty cel kontaktu. To naturalna i uprzejma forma zamknięcia konwersacji po zrealizowaniu jej założeń.
2. Osoba wyższa rangą. W przypadku rozmów z przełożonym, klientem lub partnerem biznesowym, decyzja o zakończeniu rozmowy zwykle należy do tej właśnie strony. Rolą rozmówcy z niższą pozycją służbową jest taktowne dostosowanie się do przebiegu rozmowy, choć można delikatnie zasygnalizować, że temat został wyczerpany, np.:
   „Dziękuję za wszystkie informacje, mam już wszystko, czego potrzebowałem/am.”

Jak profesjonalnie zakończyć rozmowę telefoniczną?

Zakończenie rozmowy powinno być uprzejme, konkretne i pozostawiać pozytywne wrażenie. Oto kilka elementów, które warto uwzględnić:

1. Podsumuj ustalenia:
– „Podsumowując, uzgodniliśmy, że…”
– „Zanotowałem/am, że przesyłka zostanie nadana do końca tygodnia.”

2. Wskaż dalsze kroki:
– „W takim razie do końca dnia prześlę podsumowanie w wiadomości e-mail.”
– „Skontaktuję się ponownie w przyszłym tygodniu, zgodnie z naszą umową.”

3. Podziękuj za czas i rozmowę:
– „Dziękuję za rozmowę i poświęcony czas.”
– „Bardzo cenię sobie tę wymianę informacji.”

4. Pożegnaj się w sposób profesjonalny:
– „Do usłyszenia.”
– „Pozdrawiam i życzę miłego dnia.”

Poniżej przykłady:

• „Dziękuję Pani/Panu za wszystkie informacje. Wszystko jest dla mnie jasne. Czekam zatem na przesłanie dokumentów. Do usłyszenia – miłego dnia!”
• „Rozmowa była bardzo konkretna i pomocna. Dziękuję za poświęcony czas. Wyślę krótkie podsumowanie drogą mailową. Pozdrawiam serdecznie!”

Co zrobić, gdy ktoś nie odbiera telefonu?

Sytuacja, gdy ktoś nie odbiera telefonu, zdarza się często. Ważne jest, aby wiedzieć, jak postąpić, by nie być natrętnym, ale jednocześnie skutecznie nawiązać kontakt.

1. Pozostaw wiadomość głosową: Jeśli jest taka możliwość, zostaw zwięzłą i profesjonalną wiadomość. Powinna zawierać:
   • Twoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy.
   • Krótki cel rozmowy (bez wchodzenia w szczegóły).
   • Informację, kiedy i w jaki sposób mogą oddzwonić lub kiedy Ty spróbujesz ponownie.
   • Przykład: „Dzień dobry, z tej strony [Twoje Imię i Nazwisko] z firmy [Nazwa Firmy]. Dzwonię w sprawie naszej dzisiejszej wideokonferencji. Proszę o kontakt pod numerem [Twój numer] lub oddzwonię jutro koło 10:00.”
2. Kiedy spróbować ponownie? Poczekaj na odpowiedź. Zazwyczaj zaleca się odczekać kilka godzin, a nawet cały dzień, zanim zadzwonisz ponownie. Wyjątkiem są pilne sprawy. Unikaj natychmiastowego ponownego dzwonienia, to może zostać odebrane jako irytujące.
3. Alternatywne formy kontaktu: Jeśli kontakt telefoniczny jest utrudniony, rozważ wysłanie e-maila. W nim możesz przedstawić cel rozmowy i zaproponować dogodny termin na połączenie. SMS-y w biznesie są rzadziej stosowane i zazwyczaj używane tylko w uzgodnionych wcześniej, nieformalnych sytuacjach.

Rozmowa przez telefon – czego nie robić?

Podczas rozmowy przez telefon łatwo o błędy, które mogą negatywnie wpłynąć na nasz wizerunek. Poniższa tabela przedstawia najczęstsze z nich i proponuje profesjonalne alternatywy:

W świecie zegarmistrzostwa, gdzie tradycja spotyka się z innowacją, szwajcarska marka Tissot prezentuje model PRC 100 Solar – czasomierz, który doskonale odzwierciedla filozofię harmonijnego połączenia natury i technologii. Sercem tego wyjątkowego zegarka jest nowatorski mechanizm Lightmaster Solar Quartz wyznaczający nowe standardy niezależności energetycznej wśród klasycznych zegarków.

Choć w codziennym życiu skracanie dystansu wydaje się naturalne i wygodne, w kontaktach biznesowych oraz społecznych forma zwracania się do drugiej osoby wciąż odgrywa ogromne znaczenie. Czy można od razu przejść na „Ty”? Kto pierwszy powinien to zaproponować? I co w sytuacji, gdy nie czujemy się gotowi? Sprawdź, co mówi na ten temat savoir-vivre.

Bruderszaft – co to jest?

Słowo „bruderszaft” pochodzi z języka niemieckiego Brüderschaft, co dosłownie oznacza „braterstwo”. W polskiej tradycji, zwłaszcza w środowiskach szlacheckich i wojskowych, był to rytuał symbolizujący przejście na bardziej bezpośrednią, a także zażyłą formę kontaktu. Dokładnie to przejście z oficjalnego „Pan/Pani” na bezpośrednie „Ty”. Według definicji zawartej w książce Savoir-vivre, czyli jak ułatwić sobie życie autorstwa Krystyny Kolińskiej:

„Bruderszaft to uroczysta, często symboliczna forma zaproponowania przejścia na ty, polegająca na wspólnym wypiciu toastu, spleceniu ramion i pocałunku w policzek.”

Zwyczaj ten miał charakter ceremonialny i niósł ze sobą dużą wagę społeczną. Przejście na „Ty” nie było przypadkowe ani spontaniczne, lecz poprzedzone aktem wzajemnego uznania. Dziś tego typu rytuały spotyka się już rzadko. Jednak samo pojęcie bruderszaftu wciąż funkcjonuje w języku potocznym jako określenie sytuacji, w której dochodzi do przełamania barier formalnych w relacjach interpersonalnych. Współcześnie oznacza po prostu zgodę na bezpośredni, mniej oficjalny sposób komunikacji.

Zasady savoir-vivre przechodzenie na Ty

Propozycja przejścia na „Ty” zawsze musi być werbalna i jasno sformułowana, np. „Proponuję, przejdźmy na Ty” lub „Może byśmy przeszli na Ty?”. Nigdy nie należy samowolnie zmieniać formy zwracania się, jeśli druga strona tego nie zaproponowała lub nie wyraziła na to zgody. Takie działania są niezgodne z zasadami savoir-vivre’u. Zasady te są fundamentalne dla profesjonalizmu i efektywnej komunikacji w każdym środowisku. Możesz pogłębić swoją wiedzę i umiejętności w tym zakresie, uczestnicząc w profesjonalnym szkoleniu z savoir-vivre’u, które pozwoli Ci poczuć się pewniej w każdej sytuacji. W przechodzeniu na „Ty” ważne jest przestrzeganie kilku uniwersalnych zasad, które pokazują szacunek, hierarchię i społeczne wyczucie.

1. Starszy wiekiem lub rangą proponuje przejście na „Ty”

To jedna z podstawowych reguł etykiety. Jeśli rozmawiasz z osobą starszą lub wyżej postawioną (np. przełożonym, profesorem, ekspertem), to właśnie ona powinna jako pierwsza zaproponować przejście na mniej formalną formę.

2. Młodsza osoba nie wychodzi z inicjatywą

W kontaktach międzypokoleniowych warto zachować szczególną ostrożność. Nawet jeśli relacja wydaje się przyjazna i swobodna, to nie wypada, by młodsza osoba pierwsza sugerowała przejście na „Ty”. Może to zostać odebrane jako zbyt poufałe lub wręcz nietaktowne.

3. Kobieta proponuje mężczyźnie – nie odwrotnie

To klasyczna zasada, która obowiązuje głównie w kontekście towarzyskim. Jeśli mężczyzna i kobieta są w podobnym wieku i relacji nieformalnej (np. znajomi znajomych), to kobieta decyduje, czy i kiedy skrócić dystans językowy.

4. W relacjach zawodowych – szef decyduje

W środowisku pracy bardzo ważne jest przestrzeganie hierarchii. To przełożony, mentor lub klient powinien zaproponować przejście na „Ty”. Nawet jeśli współpraca jest długofalowa i oparta na zaufaniu, forma „Pan/Pani” powinna być utrzymana do momentu oficjalnej zmiany.

5. Jak zaproponować przejście na „Ty”?

Zrób to wprost, ale z kulturą i uprzejmością. Dobrym pomysłem jest połączenie propozycji z uśmiechem i lekkim tonem, np.:

• „Czy możemy przejść na „Ty”? Będzie nam się chyba łatwiej rozmawiać.”

• „Może przestaniemy sobie panować?”

• „Jeśli nie masz nic przeciwko, przejdźmy na „Ty” – będzie swobodniej.”

6. Odmowa? Nie odbieraj jej personalnie

Jeśli ktoś nie jest gotowy na przejście na „Ty” i woli zachować oficjalną formę, należy to zaakceptować bez obrażania się czy naciskania. Każdy ma swoje granice i komfort językowy – uszanowanie ich to oznaka kultury i empatii.

7. Zgoda? Nie czekaj z nową formą

Jeśli druga strona zgodzi się na zmianę, warto od razu zacząć używać imienia. Zwlekanie może wprowadzić konsternację i niepewność. Naturalne przejście pomoże utrwalić nową, bardziej swobodną relację.

Przejście na „Ty” w pracy – kiedy to odpowiedni moment?

Współczesne środowisko pracy ulega dynamicznym zmianom – zmniejsza się dystans między współpracownikami, a hierarchie stają się bardziej płaskie. Mimo to, kwestie związane z formą zwracania się do siebie nadal powinny być traktowane z uwagą i szacunkiem. Przejście na „Ty” w relacjach zawodowych może budować pozytywną atmosferę, ale niewłaściwie zaproponowane – może również wywołać dyskomfort i nieporozumienia.

Oto najważniejsze zasady, które warto znać i stosować w środowisku pracy:

1. Inicjatywa należy do przełożonego

W klasycznym ujęciu savoir-vivre to osoba wyższa rangą – kierownik, menedżer lub właściciel firmy – może zaproponować przejście na „Ty” swojemu podwładnemu. Wynika to z zasady zachowania hierarchii i okazania szacunku dla struktury organizacyjnej. Podwładny nie powinien wychodzić z taką propozycją jako pierwszy, nawet jeśli relacja wydaje się przyjacielska.

2. Startupy i branże kreatywne – wyjątek czy nowa norma?

W wielu zespołach, szczególnie w środowiskach młodych firm, agencjach kreatywnych czy start-upach, forma „Ty” bywa stosowana od początku współpracy. Dla wielu pracowników jest to naturalna forma komunikacji, wspierająca swobodę, elastyczność i nieformalny klimat. Nie oznacza to jednak, że można ją automatycznie przyjąć jako oczywistość. Warto na początku dopytać, jaka forma jest preferowana, szczególnie jeśli mamy do czynienia z osobami z różnych pokoleń lub kultur.

3. Masz prawo odmówić, ale z szacunkiem i kulturą

Nie każda osoba czuje się komfortowo w relacji na „Ty” – i to niezależnie od wieku, pozycji zawodowej czy branży. Warto pamiętać, że każdy ma prawo do zachowania formy grzecznościowej, jeśli tego potrzebuje. Jeśli otrzymasz taką propozycję, a nie jesteś na nią gotowy/a, możesz grzecznie odmówić, np.: „Jeśli nie ma Pan nic przeciwko, wolałabym jednak pozostać przy formie oficjalnej – tak czuję się bardziej komfortowo.”

Taka odmowa nie powinna być odbierana jako przejaw niechęci, a raczej jako wyraz osobistego podejścia do relacji zawodowych.

4. Forma „Ty” nie oznacza braku szacunku

Nawet jeśli relacja oparta jest na mniej formalnej komunikacji, nadal obowiązują zasady profesjonalizmu, uprzejmości i kultury języka. Zwracanie się do siebie po imieniu nie powinno prowadzić do nadmiernej poufałości, skracania dystansu w sposób nieadekwatny do sytuacji czy zaniedbywania standardów komunikacji biznesowej. Używanie „Ty” nie zwalnia z obowiązku bycia uprzejmym, punktualnym czy konstruktywnym.

5. Dopasuj się do kultury organizacyjnej

Niektóre firmy mają jasno określoną kulturę komunikacji zarówno w mailach, jak i w rozmowach bezpośrednich. Zanim zaproponujesz przejście na „Ty” lub zaakceptujesz taką formę, warto przyjrzeć się, jak funkcjonuje dana organizacja i jakie są jej nieformalne normy. W dużych korporacjach forma oficjalna może być standardem, nawet między współpracownikami. Z kolei w młodych, dynamicznych zespołach „Ty” może być codziennością od pierwszego dnia.

Więcej na temat profesjonalnej komunikacji i etykiety zawodowej znajdziesz, wybierając nasze szkolenie z komunikacji.

Jak płynnie przejść na „Ty”? Praktyczne wskazówki

Przejście z formy „Pan/Pani” na „Ty” w rozmowie to moment, który może wprowadzić luźniejszą, bardziej przyjazną atmosferę i zbudować bliższą relację. Jednak dla wielu osób to też moment pewnej niepewności, dlatego warto podejść do tego z wyczuciem i taktem. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci zrobić to płynnie i naturalnie.

Werbalna propozycja – jak to powiedzieć?

Najważniejszym i najprostszym sposobem jest wyrażenie swojej chęci przejścia na „Ty” wprost, ale jednocześnie z szacunkiem dla drugiej osoby. Możesz powiedzieć na przykład:

• „Proponuję, przejdźmy na Ty – będzie nam łatwiej rozmawiać.”

• „Może przejdziemy na Ty? Wydaje mi się, że to ułatwi komunikację.”

• „Co Pan/Pani na to, żeby przejść na Ty? To już chyba czas, prawda?”

Takie zdania są jasne, konkretne i pokazują, że dajesz przestrzeń drugiej osobie na podjęcie decyzji. Warto mówić je spokojnym, uprzejmym tonem, najlepiej z uśmiechem. Dzięki temu propozycja brzmi naturalnie i serdecznie, a nie jak nacisk.

Uśmiech i luźniejsza atmosfera – jak stworzyć odpowiedni klimat?

Słowa to jedno, ale równie ważna jest mowa ciała i atmosfera, w jakiej składamy tę propozycję. Uśmiech, kontakt wzrokowy i otwarta postawa dają sygnał, że jesteśmy przyjaźni i chcemy nawiązać bliższą relację. Jeśli jesteś spięty lub zdenerwowany, druga osoba może to wyczuć i czuć się niekomfortowo.

Możesz też rozluźnić atmosferę drobnym żartem lub lekkim komentarzem, np. „Wiesz, zaczynamy się już tak dobrze rozumieć, że formalności chyba niepotrzebne” albo „W firmie wszyscy już przeszli na Ty, więc chyba czas i u nas”. Takie ciepłe, luźne podejście sprawia, że druga strona czuje się bezpiecznie i chętniej zgadza się na zmianę.

Przykłady, które pomogą zrozumieć sens przejścia na „Ty”

Warto podać krótkie wyjaśnienie lub przykład, dlaczego przejście na „Ty” jest korzystne. Może to być:

• „Dzięki temu rozmowy są szybsze i bardziej naturalne.”

• „Często łatwiej jest wtedy dzielić się pomysłami i szczerze rozmawiać.”

• „W naszym środowisku to standard, więc to też sposób na lepsze wpasowanie się.”

Pokazanie korzyści pomaga przełamać ewentualne opory i lepiej uzasadnić swoją propozycję. Druga osoba może wtedy poczuć się bardziej przekonana, że to dobry krok.

Reakcja na propozycję – co robić, gdy usłyszysz „tak” lub „nie”?

Jeśli druga osoba zgodzi się przejść na „Ty”, warto od razu zareagować pozytywnie, np.:

• „Super, cieszę się!”

• „Dzięki, myślę, że to nam ułatwi komunikację.”

Natomiast jeśli usłyszysz odmowę, pamiętaj, żeby jej nie kwestionować i uszanować decyzję. Możesz odpowiedzieć z wyrozumiałością, np.:

• „Oczywiście, rozumiem. Jeśli będziesz gotowy/gotowa, daj znać.”

• „Nie ma problemu, szanuję to.”

Ważne jest, aby nie naciskać – czasem ludzie potrzebują więcej czasu, by poczuć się komfortowo z taką zmianą. Respektowanie granic buduje zaufanie i pokazuje, że dbasz o dobre relacje.

Kiedy lepiej pozostać przy formie „Pan/Pani”?

Choć przejście na „Ty” może sprawić, że rozmowa stanie się bardziej bezpośrednia i przyjazna, są sytuacje, kiedy zdecydowanie warto pozostać przy formalnej formie „Pan/Pani”.

• Środowiska formalne i hierarchiczne. W miejscach takich jak korporacje, urzędy czy instytucje publiczne utrzymanie formy „Pan/Pani” jest standardem. Pokazuje to profesjonalizm i szacunek dla obowiązujących zasad.

• Pierwszy kontakt z nową osobą. Zawsze warto zacząć od formy formalnej, by dać sobie czas na ocenę, jak druga strona woli się komunikować. To bezpieczne i uprzejme podejście.

• Inicjatywa przejścia na „Ty” powinna pochodzić od osoby starszej lub o wyższym stanowisku. Jeśli to nie ona zaproponuje zmianę, lepiej nie forsować tematu, by nie naruszyć hierarchii i nie wprowadzić dyskomfortu.

• Twoja intuicja i komfort. Jeśli masz wątpliwości lub czujesz się niepewnie, lepiej zostać przy formie „Pan/Pani”. To znak, że zmiana może być zbyt szybka lub nieodpowiednia.

• Relacje biznesowe i z klientami. Tam, gdzie obowiązuje formalność, lepiej utrzymać formę grzecznościową, chyba że klient wyraźnie zaproponuje inaczej.

• Szacunek dla drugiej osoby i panujących norm. Przestrzeganie tych zasad pomaga uniknąć nieporozumień i budować relacje oparte na wzajemnym szacunku.

Nie ma najmniejszej wątpliwości, że komunikacja mailowa to codzienność. Odpowiednio napisany e-mail biznesowy może zbudować profesjonalny wizerunek, ułatwić współpracę, a nawet przesądzić o powodzeniu negocjacji. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać maile służbowe, by były zgodne z zasadami etykiety i jednocześnie skuteczne. Jak pisać oficjalne maile służbowe? Przedstawiamy mailowy savoir-vivre w praktyce.

Mail oficjalny – czyli jaki?

Mail oficjalny, zwany również mailem formalnym lub e-mailem biznesowym, to forma pisemnej komunikacji elektronicznej używana w kontekstach zawodowych, urzędowych, a także akademickich. Charakteryzuje się określonym stylem, strukturą i językiem, które mają na celu przekazanie informacji w sposób profesjonalny i uprzejmy. W przeciwieństwie do korespondencji prywatnej mail oficjalny wymaga zachowania pewnego dystansu, precyzyjności, a także dbałości o poprawność językową i etykietę. Jego celem jest zazwyczaj:

• przekazanie konkretnych informacji,
• zadanie pytania,
• złożenie propozycji,
• podziękowanie,
• potwierdzenie ustaleń

w sposób klarowny i zgodny z przyjętymi normami komunikacji biznesowej. W praktyce oznacza to, że taki e-mail powinien posiadać przejrzystą strukturę:

1. Zaczynać się od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego (np. „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”).
2. Zawierać konkretną treść merytoryczną.
3. Kończyć się uprzejmym zakończeniem, np. „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”, a następnie podpisem nadawcy.

Istotna jest również poprawna i rzeczowa linia tematu wiadomości, która już na pierwszy rzut oka informuje odbiorcę, czego dotyczy korespondencja.

Mail oficjalny powinien być pozbawiony skrótów językowych, potocznych zwrotów, emotikonów czy zbyt osobistych odniesień. Wskazana jest także uprzednia weryfikacja treści pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych – wpływa to bezpośrednio na wizerunek nadawcy jako osoby profesjonalnej i rzetelnej. Dobrze napisany mail formalny buduje zaufanie, ułatwia współpracę i stanowi podstawę efektywnej komunikacji w środowisku zawodowym.

Zasady pisania maila oficjalnego — savoir vivre

Przestrzeganie zasad savoir-vivre w korespondencji mailowej jest niezbędne do budowania profesjonalnego wizerunku.Jak pisać oficjalne maile służbowe? Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady:

1. Używaj profesjonalnego adresu e-mail. Najlepiej, by zawierał imię i nazwisko (np. anna.kowalska@firma.pl). Unikaj niepoważnych nazw użytkowników.

2. Wpisuj temat wiadomości. Temat powinien być konkretny i oddawać treść maila (np. „Prośba o potwierdzenie udziału w spotkaniu”).

3. Stosuj odpowiednie powitanie. Zastanawiasz się, jak zacząć oficjalnego maila? Wybierz formy takie jak „Szanowni Państwo” lub „Szanowna Pani / Szanowny Panie”.

4. Zadbaj o to, aby treść była logiczna i klarowna. Przedstawiaj informacje w sposób uporządkowany i logiczny. Jeśli mail zawiera kilka kwestii, rozdziel je akapitami. Bądź konkretny i unikaj zbędnych dygresji.

5. Używaj profesjonalnego języka. Używaj starannej polszczyzny. Unikaj błędów ortograficznych, literówek i skrótów charakterystycznych dla komunikatorów.

6. Zakończ wiadomość zgodnie z etykietą. To, jak zakończyć maila, ma duże znaczenie. Warto dopasować zwrot do relacji z odbiorcą.

7. Dodaj stopkę z danymi kontaktowymi. Imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz ewentualnie logo firmy.

8. Nie zapominaj o załącznikach i linkach. Wiesz, już, Jak pisać oficjalne maile służbowe. Ale nie zapomnij o załącznikach. Jeśli wspominasz o nich w treści, dołącz je przed wysłaniem.

9. Odpowiadaj na maile w odpowiednim czasie. Co istotne, zasady nie obejmują tylko tego, Jak pisać oficjalne maile służbowe, ale również odpowiedzi. Staraj się odpowiadać na służbowe maile w ciągu 24 godzin roboczych. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, poinformuj o tym nadawcę.

Warto pamiętać, że zasady mailowego savoir-vivre są częścią szerszych kompetencji z zakresu etykiety biznesowej. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę w tym obszarze, zapraszamy na nasze szkolenie z savoir-vivre.

Jak napisać oficjalnego maila – przykłady

Jak pisać oficjalne maile służbowe? Pisząc mail oficjalny, nie wystarczy zadbać o poprawność językową i zwięzłość. Ogromne znaczenie ma również ton wiadomości, sposób powitania oraz zakończenia – to właśnie one w dużej mierze decydują o tym, jak zostaniemy odebrani przez odbiorcę. Zarówno jak zacząć maila, jak i jak zakończyć oficjalnego maila, ma ogromne znaczenie w budowaniu wizerunku profesjonalisty. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki i gotowe formuły, które pomogą Ci pisać e-maile biznesowe zgodnie z zasadami etykiety.

Jak zaczynać maila?

Początek wiadomości powinien być uprzejmy, dopasowany do stopnia formalności relacji, a także pełen szacunku wobec adresata. Nieformalny czy niedbały wstęp może obniżyć rangę całego maila, nawet jeśli jego treść jest merytoryczna. Oto sprawdzone formy rozpoczęcia wiadomości:

• Szanowna Pani / Szanowny Panie – klasyczna i uniwersalna forma powitania. Doskonale sprawdza się w pierwszym kontakcie oraz w formalnej korespondencji zawodowej.

• Szanowni Państwo – stosowana, gdy kierujemy wiadomość do kilku osób lub instytucji, np. działu HR lub biura obsługi klienta.

• Dzień dobry – nieco mniej formalna, ale nadal akceptowalna w biznesowej komunikacji – zwłaszcza w przypadku kontynuowania korespondencji z tą samą osobą.

Po przywitaniu warto wprowadzić odbiorcę w temat wiadomości. Pierwsze zdanie powinno wskazywać cel korespondencji:

• „Piszę w sprawie zaplanowanego szkolenia, które odbędzie się w przyszłym tygodniu.”

• „Zwracam się z uprzejmą prośbą o przesłanie formularza rejestracyjnego.”

• „W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej przesyłam podsumowanie ustaleń.”

• „Chciałabym zaproponować termin spotkania dotyczącego współpracy.”

Dobre rozpoczęcie maila to nie tylko grzeczność, ale również klucz do jasnego przekazu.

Jak zakończyć oficjalnego maila?

Zakończenie wiadomości to miejsce, w którym warto podkreślić uprzejmość i szacunek wobec odbiorcy, nawet jeśli wiadomość dotyczy trudnego tematu. To również przestrzeń na delikatne wezwanie do działania (np. prośbę o odpowiedź) lub podziękowanie za poświęcony czas. Jeśli zastanawiasz się, jak zakończyć maila, rozważ następujące formy:

• Z poważaniem – bardzo formalna i często stosowana w korespondencji urzędowej lub oficjalnej, np. z instytucjami publicznymi.

• Z wyrazami szacunku – nieco bardziej uniwersalna, elegancka i stosowna w relacjach biznesowych.

• Z serdecznymi pozdrowieniami – forma przyjazna, odpowiednia w korespondencji z klientami, partnerami lub osobami, z którymi mamy dłuższą relację.

• Pozdrawiam – najpopularniejszy zwrot zamykający wiadomość. Jest neutralny, ale nieco mniej formalny. Nadaje się np. do kontynuowania wcześniejszej korespondencji.

• Z góry dziękuję za odpowiedź / za poświęcony czas – miły dodatek, który zwiększa szanse na szybszą reakcję odbiorcy.

Przykład zakończenia wiadomości:

Z poważaniem,
Anna Kowalska
Specjalistka ds. komunikacji
XYZ Sp. z o.o.
tel. +48 123 456 789
www.xyzfirma.pl

E-mail biznesowy – opanuj sztukę skutecznej komunikacji

Zasady pisania oficjalnych maili to nie tylko kwestia grzeczności. To także niezwykle ważny element budowania relacji, profesjonalnego wizerunku i efektywności działań w pracy. Każdy mail, który wysyłasz, mówi coś o Tobie – o Twoim podejściu, zaangażowaniu, szacunku do odbiorcy i umiejętności wyrażania myśli. Nieprecyzyjne, chaotyczne lub zbyt potoczne wiadomości mogą być źródłem nieporozumień, a nawet obniżać zaufanie do Ciebie jako specjalisty.

Profesjonalna komunikacja mailowa to dziś jedna z podstawowych kompetencji w biznesie. Bez względu na to, czy piszesz do klienta, współpracownika, przełożonego czy partnera z innej firmy. Liczy się nie tylko to, co piszesz, ale również jak to robisz. Jasny przekaz, uprzejmy ton, poprawność językowa i spójna struktura wiadomości potrafią znacząco skrócić czas załatwiania spraw, zwiększyć skuteczność współpracy i budować Twój autorytet.

Jeśli chcesz nauczyć się nie tylko jak pisać maile służbowe, ale również jak skutecznie komunikować się z zespołem, klientami i partnerami w różnych sytuacjach zawodowych, polecamy specjalistyczne szkolenie z komunikacji dostępne w ofercie naszej Szkoły Męskiego i Damskiego Stylu. Dowiesz się z niego m.in.:

• jak formułować wiadomości zwięźle, ale konkretnie,

• jak dostosować ton i styl wypowiedzi do sytuacji i odbiorcy,

• jak unikać nieporozumień w komunikacji pisemnej,

• jak skutecznie wyrażać intencje, prośby i oczekiwania,

• jak budować relacje oparte na szacunku i zaufaniu – także online.

Opanowanie sztuki biznesowej komunikacji to inwestycja, która procentuje na każdym etapie kariery – bez względu na branżę.

Niepełnosprawność to pojęcie, które wciąż bywa upraszczane lub nie do końca rozumiane zarówno w codziennej rozmowie, jak i w przestrzeni publicznej. Tymczasem dotyczy ono milionów osób, które każdego dnia mierzą się z różnymi barierami. Dotyczy to zarówno barier fizycznych, społecznych, jak i komunikacyjnych. Aby realnie wspierać i budować bardziej dostępne społeczeństwo, potrzebujemy rzetelnej wiedzy. Czym właściwie jest niepełnosprawność? Jakie wyróżniamy rodzaje i stopnie niepełnosprawności? A także jak w praktyce można wspierać osoby z ograniczoną sprawnością?

Niepełnosprawność definicja

Definicja niepełnosprawności ewoluowała na przestrzeni lat, od modelu medycznego skupiającego się na ograniczeniach jednostki, do modelu społecznego. Ten drugi podkreśla bariery środowiskowe, a także społeczne utrudniające pełne uczestnictwo. Współczesne podejście, zgodne z konwencją ONZ o prawach osób niepełnosprawnych, definiuje niepełnosprawność jako:

Wynik interakcji między osobami z niepełnosprawnościami a barierami postaw i środowiskowymi, które uniemożliwiają im pełny i skuteczny udział w życiu społecznym na równi z innymi osobami.

Zgodnie z definicją WHO, osoba z niepełnosprawnością to taka, która doświadcza ograniczeń w zakresie uczestnictwa w życiu społecznym, wynikających z barier fizycznych, komunikacyjnych lub mentalnych. W polskim orzecznictwie podstawą uznania osoby za niepełnosprawną jest orzeczenie wydane przez lekarzy orzeczników lub zespoły ds. orzekania o niepełnosprawności.

Rodzaje i stopnie niepełnosprawności

Niepełnosprawność klasyfikowana jest ze względu na rodzaj ograniczeń oraz stopień ich nasilenia. Z tego względu wyróżnia się zarówno rodzaje, jak i stopnie niepełnosprawności. Takie podejście pozwala na lepsze dopasowanie wsparcia, świadczeń czy rozwiązań systemowych do indywidualnych potrzeb osoby z niepełnosprawnością.

Rodzaje niepełnosprawności

Zaczniemy od rodzajów niepełnosprawności:

1. Niepełnosprawność fizyczna. Obejmuje wszelkie zaburzenia w obrębie układu ruchu, zarówno te wrodzone, jak i nabyte. Może wynikać z uszkodzenia kręgosłupa, amputacji kończyn, porażeń, deformacji stawów, a także chorób przewlekłych (np. stwardnienia rozsianego). Ograniczenia dotyczą sprawności motorycznej m.in. chodzenia, poruszania się, wykonywania codziennych czynności. Osoby z niepełnosprawnością fizyczną mogą potrzebować sprzętu ortopedycznego, rehabilitacji lub przystosowanego otoczenia.
2. Niepełnosprawność intelektualna. Wiąże się z istotnym obniżeniem funkcjonowania poznawczego i adaptacyjnego. Dotyka zdolności uczenia się, rozumienia, rozwiązywania problemów, komunikacji, a także samodzielnego życia. Może występować w różnym stopniu – od lekkiego po głęboki.
3. Niepełnosprawność sensoryczna. Dotyczy narządów zmysłów, najczęściej wzroku i słuchu. Obejmuje zarówno całkowitą utratę zmysłu (np. osoby niewidome lub głuche), jak i jego częściowe ograniczenie (niedowidzenie, niedosłuch).
4. Niepełnosprawność psychiczna. Obejmuje szerokie spektrum zaburzeń psychicznych i emocjonalnych, w tym m.in. schizofrenię, depresję, chorobę afektywną dwubiegunową czy zaburzenia lękowe. Często ma charakter epizodyczny i może się nasilać lub ustępować w zależności od stanu zdrowia psychicznego.
5. Niepełnosprawność niewidoczna. To rodzaj niepełnosprawności, która nie objawia się w sposób oczywisty dla otoczenia. Może dotyczyć np. chorób metabolicznych (cukrzycy), neurologicznych (padaczki), autoimmunologicznych (tocznia, SM) czy zaburzeń ze spektrum autyzmu. Mimo braku widocznych oznak, osoby z takimi schorzeniami często mierzą się z poważnymi ograniczeniami, które wpływają na ich funkcjonowanie.
6. Niepełnosprawność sprzężona. Występuje, gdy u jednej osoby współistnieją co najmniej dwa rodzaje niepełnosprawności.

Stopnie niepełnosprawności

W Polsce wyróżnia się trzy stopnie niepełnosprawności, które określają poziom ograniczeń w funkcjonowaniu:

1. Lekki stopień niepełnosprawności. Dotyczy osób, które są zdolne do samodzielnego życia i pracy, jednak ich sprawność fizyczna, psychiczna lub intelektualna jest częściowo ograniczona. Mogą występować trudności w poruszaniu się, koncentracji czy podejmowaniu decyzji, ale osoba nie wymaga stałej opieki. Potrzebne może być okresowe wsparcie, np. przy załatwianiu spraw urzędowych, korzystaniu z usług medycznych czy dostosowaniu miejsca pracy.
2. Umiarkowany stopień niepełnosprawności. Oznacza poważniejsze ograniczenia w codziennym funkcjonowaniu. Osoba nie jest całkowicie samodzielna i potrzebuje stałego, ale nie całodobowego wsparcia. Może być konieczne np. wsparcie opiekuna przy robieniu zakupów, sprzątaniu, przygotowywaniu posiłków czy dbaniu o higienę osobistą.
3. Znaczny stopień niepełnosprawności. Dotyczy osób, które są w dużym stopniu niesamodzielne i wymagają stałej lub długoterminowej opieki. Osoby z tym stopniem niepełnosprawności mogą poruszać się na wózku, być leżące lub mieć głębokie zaburzenia funkcjonowania psychicznego czy też intelektualnego. Potrzebują wsparcia w jedzeniu, ubieraniu się, przemieszczaniu, komunikowaniu i korzystaniu z toalety.